Одна из форм удовольствий – в конце рабочего дня открыть ежедневник и увидеть перечеркнутые дела и задачи, которые успешно выполнены. Как не допустить кочевания задач изо дня в день, успевать выполнять задачи без использования обеденного времени и не задерживаться на работе?

В этой статье мы расскажем, как специалисты KVIN.AGENCY справляются с гигантcким объемом задач ежедневно.

 

Рисунок 1. Матрица Эйзенхауэра

Утонуть в делах и задачах – это не про сотрудника агентства, потому что при планировании времени он использует матрицу Эйзенхауэра, правда, с некоторыми правками. С матрицей можно ознакомиться в статье “Целеполагание и контроль деятельности на основе матрицы Эйзенхауэра”. Мы же пойдем чуть дальше.

В нашем агентстве матрица применима с некоторыми дополнениями и изменениями.

Определим правила для сотрудников агентства относительно задач.

  1. Задача, которую принял или поставил сотрудник –  важна.
  2. Срочная задача – та, у которой не определён срок исполнения. Несрочная –  когда у задачи есть дедлайн, есть время на выполнение.
  3. Нельзя не делать задачу и закрыть её.

Рассмотрим матрицу и действия, исходя из введённых правил.

Рисунок 2. Матрица с дополнениями

Возникает ряд вопросов относительно важности и срочности. Давайте разберемся.

  1. Как определить важность задачи?
    a. Если важность не очевидна, необходимо узнать цель задачи.
    b. Нужно посмотреть на задачу глазами клиента.
    c. Возможно, клиент увидел что-то у других и хочет подобное.
    d. Если важности нет, сообщить клиенту и договорится о невыполнении задачи.
  2. Как определить срок задачи?
    a. Сообщить время выполнения клиенту.
    b. Если срок не устраивает, уточнить цель задачи, предложить альтернативные сроки (возможно делегирование задачи).
    c. Если срок не выполним при текущих условиях, сообщить клиенту об этом и указать реальные сроки.
  3. Как завершить задачу, если она не важна?
    a. Клиент должен согласиться с невыполнением задачи или альтернативным решением.

Как показала практика, такая версия матрицы способна повысить продуктивность лучше, чем в начальном варианте.

Итого

  • Нужно выполнять только важные несрочные задачи.
  • Остальные категории задач сводить к важным несрочным.
  • При получении новой задачи необходимо сразу определять важность и срок задачи.

 

Идея статьи – Азат Яруллин, CTO

comments powered by HyperComments